Lors de la communication des factures et des notes de crédit des sous-traitants, les données de contact de personnes chez le prestataire peuvent se retrouver sur ces documents. Les factures / notes de crédit digitales sont sauvegardées dans l'application FedCom (du SPF Appui et Stratégie). Les factures en papier sont envoyées au service de liquidation du SPF M&T (scanning). Le service s'occupe du chargement dans Fedcom. Les documents sont également chargés dans Titanium et accessibles via Delta et B-Share. (Les paiements des factures sont effectués par le SPF M&T).
SPF Mobilité et Transport
Suivi budgétaire.Chaque projet Beliris fait l'objet d'un suivi financier dans l'application Delta. Pour chaque projet, on retrouve les données de contacts des pesonnes internes (membres du personnel) et externes impliquées dans le projet.
Pour le bon suivi d'un projet, une liste de contacts est conservée avec toutes les coordonées utiles
Sur le site https://www.metro3.be/fr (en co-gestion avec la Stib), les riverains ont la possibilité de s'inscrire à la newsletter Metro3. Pour le moment aucune newsletter n'est envoyée mais Beliris collecte les données suivantes: sexe, prénom, nom, email. Beliris et la SNCB sont en charge du contenu du site metro3. La maintenance du site est réalisée par un prestataire externe Prophets.
Les résidents peuvent s'abonner à la newsletter sur le site web de Beliris (https://www.beliris.be/nl).
Beliris maintient un listing (excel) reprenant la liste des destinataires du rapport annuel. Cette liste reprend les données des catégories suivantes : les partenaires des institutions politiques, les corps de métiers, les comités de riverain et les anciens membres du personnel de Beliris).
Le site internet de Beliris utilise des cookies nécessaires au bon fonctionnement du site (choix de langue, état des session javascript, clics, partages de page...) et des cookies d'analyses (Google analytics).
Dans le cadre de publications (externes), Beliris fait appel à une agence de photo ou à son service TeamCom pour les photos à insérer dans les publications. Sur ces photos peuvent apparaitre certaines personnes (passants ou personnes (sous-traitants) travaillant sur les chantiers.
Un tableau (excel ) reprend les différentes demandes d'info et plaintes des riverains des chantiers et des projets Beliris. Les plaintes et demandes d'informations peuvent être adressées par email (adresse X) ou via le site web de Beliris (via la page contact). L'Excel est protégé par un mot de passe, seul le service communication y a accès.
Dans le cadre d'un évènement, Beliris définit une liste d'invités dans laquelle on retrouve le nom, le prénom et l'adresse email des personnes internes impliquées dans le projet, des entrepreneurs impliqués dans le projet et autres personnes impliquées. Ces personnes sont également ajoutées dans le liste pour la communication du rapport annuel. Ces données sont contrôlées et utilisées une fois par an pour envoyer le rapport annuel en version papier ou électronique (voir Bel/Com/1.2)
Dans le cadre de ses activités, Beliris est amené à contacter la presse pour la diffusion des communiqués de presse ou pour inviter certains journalistes lors d'événement organisés par Beliris. Les données de contact des journalistes sont maintenus, par la TEAMCOM, dans un fichier excel. Ce fichier excel est protégé par un mot de passe et n'est accessible que par les deux porte-parole.
Un groupe de whatt's app pour le projet metro 3, pour communiquer plus efficacement entre eux. Les données sont conservées dans un fichier excel, auquel seul le médiateur a accès.
Le processus de recrutement est géré par le BOSA du SPF. Chaque candidat passe un test de sélection et le BOSA du SPF établit un classement. Ces classements sont envoyés à P&O, qui les transmet à BELIRIS. P&O et BELIRIS organisent les entretiens. Beliris ne reçoit pas les CV des candidats, mais enregistre les coordonnées de la personne (sans sauvegarder aucune donnée).
Le prestataire SMALS est en charge de la maintenance de l'application de gestion des documents B-Share utilisée par Beliris.
Les serveurs propres de Beliris sont supportés par le SPF Mobilité et Transports.
En cas de dépenses professionnelles engagées par un membre du personnel de Beliris, un formulaire (papier) est rempli et signé pour accord par le responsable du service concerné. L'employé est créé comme fournisseur dans l'outil Fedcom (outil coordonné par le SPF Appui et Stratégie); ses frais sont payés dans la même application par le service comptabilité de Beliris. Le formulaire est chargé dans l'application Fedcom.
Dans le cadre du projet d'extension de la ligne de métro vers le nord de Bruxelles, Beliris a obtenu la liste des propriétaires impactés par le construction de la ligne de métro (+- 1500 parcelles concernées). L'objectif de cette liste est de pouvoir contacter les propriétaires du projet et également de l'impact du projet sur la parcelle (ex. expropriation).
Les demandes de stage sont introduites depuis le site internet de Beliris via la formulaire de contact. Les CV et lettres de motivation des candidats stagiaire sont ensuite collectés par le service des ressources humaines (conservés dans le Sharepoint Beliris). En cas d'acceptation un contrat de stage est signé avec l'école. Lors de son arrivée, une photo du stagiaire est également prise pour le badge d'accès au bâtiment (service logistique du SPF). Chaque stagiaire est évalué par son responsable de stage au sein de Beliris. (rapport d'évaluation remis au stagiaire et aux écoles).
Commande de permis de conduire auprès d'une société privée, afin de délivrer un permis de conduire physique et de procéder à la personnalisation.
Réaliser des reportages photo et vidéo, et parfois les mettre en ligne, des activités organisées par le SPF Mob et Transport