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Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique
Les dossiers de candidatures (stage ou postes) non retenues sont conservés pendant une durée limitée dans le service (au maximum 5 ans), au cas où des ressources humaines supplémentaires seraient nécessaires pour un projet.
Un système de contrôle des accès avec enregistrement des données d'accès est en place.
Les visites des intervenants externes et autres visiteurs des zones non-publiques des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique sont enregistrées dans un registre papier et une base de données dans l'antichambre (accueil du numéro 9, rue du Musée, 1000 Bruxelles), par jour; une pièce d'identité (carte d'identité, carte professionnelle…au choix du visiteur) est conservée pendant la durée de leur visite.
Toute personne peut s'inscrire via le site fine-arts-museum.be à la newsletter générale des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique. Les usagers des Musées sont également invités à laisser leur adresse email pour être informés des activités des Musées lorsqu'ils participent à une activité ou utilisent une infrastructure numérique. Les membres du Maecenas Circle et du Corporate Club s'inscrivent via leur bulletin d'adhésion à la newsletter "Corporate Club et Maecenas Circle". Les Musées utilisent la plateforme Spike (MeasureMail) pour diffuser périodiquement les newsletters aux inscrits.
Délivrance des permis et autorisations en matière de protection (Equipement de protection individuel, prêt de matériel, permis de feu…)
Pour leur gestion comptable et fiscale, les MRBAB enregistrent dans différents logiciels comptables les données liées à leurs dépenses et recettes, éditent et conservent pendant la durée légale nécessaire les pièces justificatives annexes (documents de marché, bons de commande, factures, attestations fiscales…), qui contiennent les données clients, fournisseurs, prestataires de service et donateurs. Ces documents sont conservés en interne et ne sont pas transférés mais peuvent être communiqués aux autorités compétentes en cas d'audit, dans le respect de la règlementation en vigueur.
La documentation et l'étude des collections font partie des missions des institutions muséales fédérales. A cette fin, les MRBAB conservent des fonds d'archives servant la recherche en interne et ouverts au public sous certaines condition.
Les mécènes privés (membres Maecenas Circle) s'inscrivent pour une durée de 1 an via un bulletin d'adhésion; les entreprises (membres Corporate Club) via un contrat de la même durée. Les coordonnées, l'historique du rapport avec les musées et les données d'adhésion des membres sont enregistrés à des fins de gestion interne dans une application sécurisée. Les coordonnées des membres sont également enregistrées dans l'application gérant l'envoi de la newsletter "Corporate Club et Maecenas Circle" (voir le traitement "Envoi de newsletters").
Les informations utiles à la gestion de l'authentification sur le réseau informatique des MRBAB sont enregistrées et protégées.
La base de données des oeuvres d'arts contient les informations iconographiques, historiques, de provenance, bibliographiques etc. liées à l'oeuvre d'art ainsi qu'une reproduction digitale de celle-ci et des informations de gestion interne (prêts, localisation...). Les informations publiques sont consultables via le site web opac-fabritius.be. Les données de navigation des utilisateurs web sont récoltées via les fichiers de logs (sans l'utilisation de cookies) et sont conservées sur des serveurs internes aux MRBAB (le sous-traitant n'y a pas accès).
Des questions, félicitations, remerciements, critiques et suggestions du public arrivent aux Musées via email, via courrier ou via les réseaux sociaux. Elles sont gérées de manière décentralisée et n'ont vocation à être archivées que partiellement.
Pour la consultation sur place des documents des Bibliothèque et Archives, les visiteurs doivent compléter une fiche d'inscription lors de leur première visite. A chaque visite dans la salle de lecture ou dans le Département de la conservation où se trouvent les dossiers d'oeuvres, ils complètent également un registre des visiteurs. Les Bibliothèque et Archives enregistrent également certaines de ces données dans un ou plusieurs fichiers numériques de suivi.
Gestion administrative des autorisations d'accès: délivrance de badges, formulaires de consentement., etc.
Les accidents du travail ou les accidents concernant des tiers survenus dans l'enceinte des Musées sont enregistrés selon les dispositions légales et les informations transmises aux services publics compétents.
Des données liées aux bénévoles sont administrées en interne pour permettre leur accès aux bâtiments, leur identification en tant que personnel du Musée, ainsi que l'organisation de leur travail au sein du service qui les accueille. Les dossiers administratifs des bénévoles sont gérés par l'asbl les Amis des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique.
L'enregistrement et la documentation des collections font partie des missions des institutions muséales fédérales. La gestion et la conservation des collections implique l'intervention de tiers à l'une ou l'autre étape (acquisition - y compris pour les propositions n'aboutissant pas, dations, dons et legs; sortie définitive dans de rares cas; accidents et restaurations). Ces informations sont enregistrées et conservées à long terme via les documents originaux et le système de gestion des collections.
Les MRBAB utilisent les réseaux sociaux pour échanger avec leur public et promouvoir leur image et leurs activités, et rediffusent régulièrement les publications de leur public (entre autres vie des campagnes ou activités spécifiques telles que "selfies aux Musées" ou le "photomaton").
Toute personne souhaitant copier une oeuvre d'art exposée aux Musées royaux des Beaux-Arts doit adresser aux Musées une demande d'autorisation à cet effet. Elle reçoit une première réponse générique puis une réponse définitive après examen de la demande en interne.
Dans le respect du cadre légal en matière de protection des données à caractère personnel, toute personne peut s'adresser aux MRBAB pour demander l'accès, la rectification, l'effacement ou la limitation de traitement des données personnelles qui la concerne. Les MRBAB gardent trace des demandes et des réponses apportées à des fins de justification auprès de l'Autorité de protection des données.