Une newsletter mensuelle est envoyée aux personnes qui se sont inscrites sur le site web. Ce processus est géré par un outil externe de marketing par e-mail (Flexmail).
Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces
Gestion et la mise à jour des coordonnées des journalistes.
Configuration du contrôle d'accès aux bâtiments AGR 1 et AGR 2 Gestion des badges d'accès
Assurer le suivi et la documentation de la gestion des archives gouvernementales (par le biais de rapports d'inspection, de correspondance, de recommandations). Fournir une vue d'ensemble des séries d'archives créées/conservées par les créateurs d'archives, y compris la période de conservation et la destination finale, en vue de la destruction/du transfert au RA. Suivre et documenter la destruction des archives par les services gouvernementaux
Service des commandes
enregistrer les chercheurs qui bénéficient de dérogations aux conditions de consultation applicables
l'enregistrement des visiteurs afin qu'ils puissent demander des documents dans la salle de lecture
Gestion du disque partagé Records Management (RM), des disques partagés 'digistore' et d'un disque d'échange (le X: )
TIC - Gestion des comptes dans l'Active Directory
Gestion des fichiers numériques ou numérisés à long terme (plateforme LTP DIGIT04)
Gestion des back-ups du serveur, des fichiers et du courrier électronique
Gestion de bases de données (de la mise en page à la publication en ligne)
garantir la sécurité des documents d'archives : savoir quelle personne a consulté quel document à quel moment
" Acquisition d'équipements, de logiciels et de licences. Suivi des attributions de matériel et de logiciels TIC au personnel ou aux services et gestion des stocks. Elimination des équipements rendus inopérants".
Aucun profilage des visiteurs du site n'est effectué. Des statistiques annuelles anonymes sont conservées sur les visites du site web. Nous avons des comptes sur Youtube et Facebook. Seul le contenu y est affiché. Aucun publipostage n'est effectué par le biais de ces canaux. Le risque réside ici davantage dans le contenu des posts, notamment la diffusion de données personnelles particulières.
Gestion de la numérisation des fichiers d'archives par des partenaires externes (autre FWI ou une société de numérisation nationale ou étrangère)
Gestion du processus de numérisation interne (numérisation des fichiers d'archives, conservés à l'AR ou éventuellement dans d'autres institutions d'archives, par le laboratoire de numérisation (ARA) ou par les différentes Archives d'État pour le compte de l'AR, des lecteurs, d'autres IFA ou d'institutions d'archives).t.